Uw administratie uitbesteden of zelf doen? Als je de gemiddelde ondernemer vraagt wat hij het minst leuke vindt binnen zijn bedrijf dan zal het antwoord waarschijnlijk betrekking hebben op de administratie. Een ondernemer wil bezig zijn met zijn vak, zijn personeel, zijn klanten en zijn dagelijkse bedrijfsvoering. De administratie is vaak een ondergeschoven kindje. Elke ondernemer weet dat het een verplichting is om een goede boekhouding te onderhouden, echter wordt dit afgeschoven naar de late avonduurtjes en echt fris begin je er dan niet meer aan. Afhankelijk uiteraard van de organisatie, maar de gemiddelde MKB’er, VOF of ZZPer besteed vaak te weinig aandacht aan zijn boekhouding. “Boekhouding is saai” is een vaak gehoorde term. Boekhouden is ook niet leuk. Maar wel uiterste noodzaak, een slechte boekhouding geeft geen goed overzicht van omzet en kosten en kost het bedrijf vaak vele malen meer dan als er wel een goede boekhouding wordt gevoerd. Administratie van de voorraad van uw bedrijf is ook een belangrijk aspect, daar “nee” verkopen geen inkomsten oplevert. Goed voorraadbeheer kan daarom worden gezien als belangrijk onderdeel van de boekhouding.
Indien u niet van boekhouden houdt, of omdat u simpelweg onvoldoende tijd heeft voor de administratie van uw bedrijf, is het uitbesteden van de administratie wellicht een verstandige keuze. Een belangrijk voordeel van het uitbesteden van uw administratie is dat uw administratie wordt bijgehouden door professionals van een administratiekantoor die dagelijks aan het boekhouden zijn. Boekhouders leggen de vinger aan uw pols, en een goede boekhouder doet meer dan alleen de cijfers. Een goede boekhouder is betrokken bij uw onderneming, geeft zijn of haar visie en analyseert samen met u de drie maandelijkse en de jaarcijfers. Vaak beheert een administratiekantoor de administratie van meerdere bedrijven in uw branche, ook dit levert voordelen op. Hij leert uw branche beter kennen, en leert waar aftrekposten gegenereerd kunnen worden. Veel bedrijven besteden hun boekhouding uit aan een boekhouder en een accountant. De boekhouder voor de dagelijkse boekhouding en de BTW aangifte en de accountant of register accountant ter controle van de boekhouder. Dit lijkt een kostbare affaire, maar éénmaal per jaar uw zaak laten controleren en analyseren door een register accountant is geen overbodige luxe. U bent vaak zo nauw betrokken bij uw onderneming dat het globale overzicht verloren wordt. Een registeraccountant hangt als een helikopter met een goed en duidelijk blikveld boven uw onderneming en signaleert eventuele problemen. Betrek uw boekhouder bij uw onderneming en ‘dump’ niet elke maand een vuilniszak met nota’s op zijn bureau met de gedachte “daar wordt hij toch voor betaald.” Doe wat voorwerk, en ben zorgvuldig. Vraag uw boekhouder hoe hij uw boekhouding aangeleverd wil krijgen. Maak zijn taak gemakkelijk, en het zal u schelen in de totale kosten. Het uitbesteden van de administratie is eigenlijk een must voor elke onderneming.
De administratie van uw bedrijf geheel of gedeeltelijk uitbesteden? Met deze vraag hebben ondernemers vaak te maken. In een goed gesprek met een accountantskantoor of administratiekantoor wordt u vaak een heel stuk wijzer. Het advies is dan ook om met een aantal verschillende administratiekantoren te gaan praten en te kijken welk kantoor goed bij u past, want goede communicatie tussen ondernemer en boekhouder of accountant is absoluut noodzakelijk. De boekhouder moet niet iemand zijn waar u maandelijks de nota’s ‘dumpt’ en afwacht op zijn resultaten. U moet een dialoog kunnen voeren met uw boekhouder. Als u zelf gedeeltelijk de boekhouding doet, heeft u vaak ook meer inzicht in wat er binnen uw onderneming gebeurt. Vaak vertellen de cijfers meer dan uw werknemers. Stem af met uw boekhouder wie wat gaat doen. De boekhouder kan uw gehele boekhouding doen of u kunt om kosten te besparen bepaalde zaken uitbesteden aan de boekhouder. Uiteindelijk bent u de ondernemer en beslist u wat er gebeurd. Door op deze wijze met uw boekhouder samen te werken ontstaat er een verstandhouding en leert de boekhouder of accountant u en uw onderneming beter kennen.
Voor de meeste eenmanszaken, ZZPers en VOF’s is en blijft de boekhouding of de administratie een struikelblok. En uitbesteden van deze taken is dan vaak goed, en kan geheel in overleg met het boekhoudkantoor geschieden. “In the old days” was het handig om een boekhouder om de hoek van uw onderneming te hebben om snel even binnen te lopen. Echter met de komst van internet zijn er veel meer mogelijkheden.
Twee bedrijven die klanten vanover het hele land aannemen voor boekhoudkundige taken zijn administratiebureaul-c.nl en keehnen.nl. Zij bedienen allebei bedrijven in geheel nederland in de ondersteuning van de administratie. Deze administratiekantoren hebben een veelzijdige rol binnen uw onderneming, van administratie, loonadministratie, en BTW aangifte tot het opmaken van de jaarstukken. Maar advies en branchekennis behoort ook tot hun vakgebieden. Beide bedrijven zijn betrokken bij uw onderneming. Prognoses zijn een belangrijk onderdeel in uw communicatie met uw boekhouder of accountant: “waar staat u vandaag?” en “waar wilt u staan met uw onderneming over vijf jaar?”. Samen met uw accountant kunt u zich ook bezighouden met uw lange termijnplanning. Ook adviseren zij in de fiscale voordelen die er binnen uw branche en onderneming zijn. Kortom, voor veel bedrijven kan het verstandig zijn om de administratie geheel of gedeeltelijk uit te besteden.